采购管理系统是根据企业对物料的需求（包括来源于物料采购计划、物料定货点请购计划、零星的采购申请三方面），确立何时采购、向谁采购、以什么价格采购以及何时收货等事务。
采购管理子系统以采购订单为核心，对采购订单的来源，执行状况进行管理和跟踪，并产生相应的数据，输出到应付管理子系统，形成应付帐的来源。
采购管理子系统主要包括供应商管理、询价管理、请购及选择供应商、采购订单管理、几个方面的业务处理，还提供了大量的报表与分析资料，为企业实现自动化管理提供完整的采购方式。也为相关的子系统如库存、应付、成本等系统提供了有效资料。
采购业务的正确执行，对缩短提前期、降低库存水平、节约成本、保证生产计划顺利执行、提高客户服务水准等方面都有重要的意义。
在请购单.采购单.进货单.退货单录入时,必须输入单据异动所属工厂的信息.因此请事先将工厂的划分与编号规划,工厂的编号与名称整理好后,可以利用『录入工厂信息』输入计算机.
对于贵公司在采购及进货时所可能使用到的币种,应该逐一赋值币种编号,利用『录入币种汇率』输入计算机.未事先设好的币种编号,在输入各种单据时将不予接受.至于汇率信息,应该在系统上线使用后,每日将该日的汇率随时输入.以便一些作业能撷取利用.
特别注意,记账本位币亦应设置其币种,且其币种编号应设为『记账本位币』,而其汇率则固定为1.
此处所指的部门主要系指请购方面的部门.在请购作业时,必须注记请购需求单位的信息.因此请先将部门的划分与编号规划,各部门的编号与名称整理好后,可以利用『录入部门名称』输入计算机.
请购单录入作业的请购人员,必须事先录入在员工基本信息.
对于从事采购工作的用户,应于事先定义,在用户信息录入完成后,针对采购工作的人员请于『录入职务类别』中明订,这个定义将来在进行采购信息录入中,在输入的采购人员信息时,系统将限制该人员必须为事先设置采购组中的用户.
采购单及进货单录入作业中的付款条件是采购交易的重要条件及后续处理付款的重要依据,此项信息的相关设置必须先在『录入付款条件』中维护。
对于往来的供应商及委外供应商必须予以编号并整理其基本信息.然后利用『录入供应商信息』予以输入.至于供应商信息中各字段的内容与意义.其中,对某些字段如果您觉得没有需要录入,可予略过不必理.
对于某些供应商并非经常性往来者或由于交易额太小不必列管者或属现购情形者,可能不需要对该些供应商保留其基本信息或进货统计信息,但由于在任何异动单据的输入时,其供应商编号栏必须键入一已先行录入的供应商编号,才允许接受,故前述的供应商仍需事先录入其基本信息,唯不必逐一录入者,只需将此类供应商予以合并,视为一个供应商,编以一个供应商编号以代表的即可.这样的作法,对于进货的统计才不至造成遗漏.
对于各料件的供应商必须整理其核价信息.然后利用『录入供应商料件价格』予以输入,核价信息可录入单一数量价格或者分量计价供应价格两种.
至于品号供应商信息的字段内容与意义,其中,对某些字段如果您觉得没有需要录入,可予略过不必理会.品号的核价信息是在输入采购单或进货单时自动取价及系统缺省单价的依据.
另外,如果在计算机上线前,对于品号的核价信息无法搜集整理,亦可以不必输入.因为,计算机化作业后,此一核价信息,可于单据性质设置作业中去设置自动由核价单或采购单或进货单的输入而自动生成且随时更新.
对于贵公司现行所需要使用的各种异动单据 (包括核价单,采购单,进货单,退货单) ,必须加以整理,对各种异动单据的性质逐一检讨设置.然后利用『设置单据性质』将各单据的性质信息一一键入计算机.
对于未先设置的异动单据,将来在运行各种异动单据信息录入作业时,将不允许接受.
本系统需与『存货管理子系统』联机作业,对于日常发生的『进货单』,『退货单』必须于本系统中作输入,故于『库存管理子系统』中不需对该『进货单』,『退货单』的单别性质加以设置.
本系统中对于一种单据如进货单,亦可设置出多种单别,以满足分类管理的需要.如按内购,外购区分或按购买不同类别的料件而区分,或当有多仓时可按不同的仓库进货而区分.
在系统正式上线的时点,可能手上有许多已发出的采购单,但尚未进货完毕者,必须加以搜集整理,然后利用『录入采购单』输入计算机.如此,才可以在系统上线后对这些采购单立刻纳入进货的控制.
当然,如果贵公司无需利用计算机做采购进货的管理,或需要管理但对于系统上线时点以前所发出而未结束的采购单无法或无暇整理输入,亦可以忽略不作.其影响为对该些采购单将无法控制.
对于提供某料号各供应商的报价信息可利用『录入询价单』将报价内容输入计算机,后续进行采购时若某料号先前已经有询价记录,而信息存在于『录入供应商料件价格』作业中,则单价由先前的信息缺省.当然对于系统所缺省的单价只要该用户权限许可,可允许人工逐笔品号更改.
对于已录入的询价单信息,可利用『凭证打印』将询价单印出.另外亦可事先于『设置单据性质』中将询价单设为 [直接打印] ,则于询价单输入后即可立即打印.
为确保询价单信息不被有意或无意的被更动,询价单应于主管核准信息无误后,应将询价单运行 [审核] ,单据审核时会于询价单上方明显位置出现 [核] 字.另外亦可在『设置单据性质』中设为 [直接审核] ,则询价单信息输入完毕后即自动审核.
若询价单在单据性质设置中设为 [更新核价]且询价单勾选“选中码”， 则询价单审核时将更新『品号供应商信息』的计价信息.
询价信息可设置其生效期间,将有助于各时点的采购单输入,对于失效的单价亦可保存历史记录,方便提供供应商管理的参考.
询价单的更改可分成两种层次来管理:
1. 还未审核前询价单的更改,直接找出欲更改的询价单,更改的即可.
2. 已审核的询价单,需要更改时请直接运行询价单 [撤销审核] ,然后直接以 [更改] 或 [删除] 功能,将原询价单变更,此种变更系统亦将保留该单据最后一次的更改日期及用户信息.
询价单更改时系统可设更改权限,如采购员只能更改自己的询价单,关于权限设置请详「设置用户权限」.
如欲了解时序别的询价单状况如失效状况,审核可否打印『询价明细表』,做为跟催的依据.
输入的询价单如有误,可直接更改或撤销审核后另行输入.另一种处理方式则是将该单指定 [作废] .经指定 [作废] 的单据将不做 [审核] 处理.应注意,已审核的单据不允许作废,除非先行取消 [审核].
对于提供各供应商的报价信息可利用『录入核价单』将报价内容输入计算机,后续进行采购时若该供应商先前已经有核价记录,而信息存在于『录入供应商料件价格』作业中,则单价由先前的信息缺省.当然对于系统所缺省的单价只要该用户权限许可,可允许人工逐笔品号更改.
对于已录入的核价单信息,可利用『凭证打印』将核价单印出.另外亦可事先于『设置单据性质』中将核价单设为 [直接打印] ,则于核价单输入后即可立即打印.
为确保核价单信息不被有意或无意的被更动,核价单应于主管核准信息无误后,应将核价单运行 [审核] ,单据审核时会于核价单上方明显位置出现 [核] 字.另外亦可在『设置单据性质』中设为 [直接审核] ,则核价单信息输入完毕后即自动审核.
若核价单在单据性质设置中设为 [更新核价] 则核价单审核时将更新『品号供应商信息』的计价信息.
核价信息可设置其生效期间,将有助于各时点的采购单输入,对于失效的单价亦可保存历史记录,方便提供供应商管理的参考.
核价单的更改可分成两种层次来管理:
1. 还未审核前核价单的更改,直接找出欲更改的核价单,更改的即可.
2. 已审核的核价单,需要更改时请直接运行核价单 [撤销审核] ,然后直接以 [更改] 或 [删除] 功能,将原核价单变更,此种变更系统亦将保留该单据最后一次的更改日期及用户信息.
核价单更改时系统可设订更改权限,如采购员只能更改自己的核价单,关于权限设置请详「设置用户权限」.
如欲了解时序别的核价单状况如失效状况,审核可否打印『供应商核价明细表』,做为跟催的依据.
输入的核价单如有误,可直接更改或撤销审核后另行输入.另一种处理方式则是将该单指定 [作废] .经指定 [作废] 的单据将不做 [审核] 处理.应注意,已审核的单据不允许作废,除非先行取消 [审核].
请购作业乃因应材料需求或其他需求的内部申请及审查流程,核准的请购信息将为采购流程的开端.若公司的采购均由采购人员独立作业,并无先前的请购程序及核准记录,则公司无需进行请购作业程序.
请购单位发品号需求时,需收集品号的需求数量,需求日期等信息,以及如果有做料件认可管理时,包括料件认可供应商.型号等信息,并将信息利用『录入请购单』将信息键入系统中.
对于已录入的请购单如需以列表机印出请购单打印,作为呈核或请购的依据者,可利用「凭证打印」中的『打印请购单』将请购单印出.另外亦可事先在『设置单据性质』中的设置为[直接打印]者,于请购单输入后即可立即打印.
为确保已呈核的请购单信息不被有意或无意的被更动且便于采购人员进行采购作业,请购单确定信息无误后,应将请购单位运行[审核].另外亦可在『设置单据性质』中的[直接审核],则请购单信息输入完毕后即可自动审核.审核后将于单据上方明显位置出现[核].
对于已审核的请购单如发觉输入信息有误时或事后内容有所更动时,可先运行[撤销审核]动作,然后直接以[更改]或[删除]将该请购单内容做更动,更动完成并确定信息无误后应再运行[审核].对于已更新为采购单的请购单则不得再撤销审核及更改.
请购单位对于所有已输入计算机的请购单,可于『清单与明细』中选择『请购明细表』将请购单按录入日期顺序打印成明细清单,以供核对或存查的用.
输入的请购单如有误,可直接更改或取消后另行输入.另一种处理方式则是将该单指定[作废].经指定[作废]的单据将不做[审核]处理.应注意,已审核的单据不允许作废,除非先行取消[审核].
如欲了解时序别的料件请购状况可打印料件别『已请未购明细表』,以做为跟催的依据.
如欲了解时序别的供应商请购状况可打印供应商别『已请未购明细表』,以做为跟催的依据.
对于一些料件存在指定供应商，并且不同供应商有不同采购比率的情况，可以在『录入品号信息(采购)』中设置供应商的采购比率，请购单会自动根据设定的比率将请购量进行分拆处理.
对于已审核的请购单,采购人员可利用『维护请购信息』将请购信息调出,透过采购程序复核请购品号的供应商,采购数量,采购单价,预交货日等采购信息并作请购信息[锁定].已经锁定的请购信息即表示可发放为采购单者.
计算机针对已锁定的请购信息按同一供应商汇整并将信息透过『从请购单生成采购单』生成采购单.已生成采购单的请购信息该笔请购单的采购码将显示『ˇ』,并显示采购单号信息,已采购的请购单其请购信息不得再撤销审核,对于已更新为采购的信息若需更改者请视同采购单变更的管理处理.
需向国内或国外采购的料件,在确定料件种类,数量,价格,供应商及交期等相关信息后,可以利用『维护请购信息』及『从请购单生成采购单』生成采购单. 若公司的采购均由采购人员独立作业,并无先前的请购程序及核准记录,亦可以在『录入采购单』直接将采购单信息输入计算机.
如果需要以列表机印出的采购单凭证,直接发放给供应商,则可以利用『凭证打印』中的『打印采购单』予以打印.另外亦可事先在『设置单据性质』中对该采购单别设置为输入后可[直接打印],此后在运行『录入采购单』时每输入一张采购单后,则该采购单可立即印出.
为确保已输入的采购单信息不被有意或无意的更动,因此在确定输入的采购单信息无误后,应该运行[审核] (视同核准) 动作,审核后将于采购单上方明显位置出现[核],另外亦可在『设置单据性质』中对该采购单别设置为[直接审核],可在一张采购单输入后即自动审核.经审核后的单据即不允许加以更改或删除.
采购单的更改可分成三种层次来管理:
1. 还未审核前采购单的更改,请直接找出欲更改的采单,更改的即可.
2. 已审核的采单,必须保留更改记录者,请按『录入采购变更单』处理.
3. 已审核的订单,无须保留变更记录者,直接运行采单[撤销审核],然后直接以[更改]或[删除]功能,将原采单信息变更,此种变更系统亦将保留该单据最后一次的更改日期及用户信息,更改后记得要再运行[审核].
采购单更改时系统可设定更改权限,如采购人员只能更改自己的采购单,关于权限设置请详『设置用户权限』.
当进货单信息 (不分国内或国外) 输入时,如果有指定系为某张采购单的进货,则该笔采购的『已交数量』将自动累加.如已交数量大于等于采购数量时,则该笔采购单的结束将自动更新为『已结束』.
对于所有已输入计算机的采购单,可以选择『清单与明细表』中的『采购明细表』将采购单按采购日期顺序打印成明细清单,以供核对或存查的用.
. 如欲了解序时别的采购预计交货状况,可以打印『采购预计进货表』,以做为跟催的依据.
. 如欲了解供应商别的采购预计交货状况,可以打印『供应商预计进货表』,以做为跟催的依据.
. 如欲了解料件别的采购预计交货状况,可以打印『品号预计进货表』,以做为跟催的依据.
. 如欲了解工单单别的采购预计交货状况,可以打印『工单预计进货表』,以做为跟催的依据.但应注意,如欲运用此表,则为某工单而采购的料件,在其采购单上,必须注明其工单编号才可.
输入的采购单如果有误,可以直接更改或取消后另行输入.另一种处理方式则是将该单指定[作废].经指定[作废]的单据将不做[审核]处理.应注意,已审核的单据不允许作废,除非先行[撤销审核].
大金额的采购如机器.设备等,属于预付订金的采购案件,可以在采购单录入时先行输入订金比率,以利后续处理预付订金流程.
当已经审核 (核准) 采购单发生变更的需求时,欲保留变更前后的原始信息,则应利用『录入采购变更单』来变更原始采购信息.采购变更时,新系统将进行变更版号的管理,版号从0001-9999由系统自行累加.
当然亦不是所有采购单都能进行变更,如采购单已经结束了,已经有进货行为还要变更采购对象,或采购品号..等.这些异常的变更行为将受系统的控制,不允许采购变更单信息的输入.
为确保已输入的采购变更信息不被有意或无意的更动,因此在确定输入的采购变更单信息无误后,应该运行[审核]作业,采购变更单审核后于单据会出现[核]字.若该原始采购单的单据设置为[直接审核],则本采购变更单单据性质亦同原始采购单单别特性.
对于已录入的采购变更单信息,可利用「凭证打印」将采购变更单印出.另外若该变更原始采购单别的『单据性质设置』中单设为[直接打印],则于采购变更单输入后即可立即打印.
运行采购变更作业的原意就是要保留采购单变更记录,所以一般来说变更错误,就该再变更一次,如此才可保留所有变更轨迹.但是真的要更改已经核准的采购变更单,就请将变更单撤销审核,再更改.不过再撤销审核时,系统不允许较少版号的采购变更单更改,必须从最大版号更改起.
对于所有已输入计算机的采购变更单,可以选择「清单与明细表」中的『采购变更明细表』将采购变更单按变更日期顺序打印成明细清单,以供核对或存查或发函传送给供应商的用.
输入的采购变更单如果有误,可以直接更改或取消后另行输入.另一种处理方式则是将该单指定[作废].经指定[作废]的单据将不做[审核]处理.应注意,已审核的单据不允许作废,除非先行[撤销审核].
当供应商供货时,应该将进货信息利用『录入进货单』输入计算机.进货时若来源为采购需求,应于进货单上注名原始采购单号码,因此可有效的将有关品号,单位,数量,价格方面的信息即可自动调出,将使作业较为方便,且可做联机检查信息的动作.为了防止进货信息未填入采购单号导致重复收料的情形发生,您可将进货单的单据设置为[核对采购],如此系统将替您把关.
如果需要以列表机印出的进货单直接做为进货及验收结果登录的凭证,则可以利用「凭证打印」中的『打印进货单』予以打印.另外亦可事先在『设置单据性质』中对该进货单别设置为[直接打印]输入后可直接打印,此后在运行『录入进货单』时每输入一张进货单后,则该进货单可立即印出.
进货的商品若于「录入品号信息」设置为[未检验],应于到货后由品检人员进行进料检验,并将检验结果透过[验收]功能输入验收日期,验收入量,若有不良退货可输入扣款信息,完成验收作业.
关于验收过程中有退货的情形我们称的为『验退』行为,此种管理有别于退货作业,因为这时候商品并未入库.
当验收完成确定信息无误后,应利用进货单验收作业的[审核]功能将进货单予以审核,审核后将于进货单单据明显位置出现[核]字.
进货单的审核功用有二.其一,审核过的单据不得再做更改或删除,以确保输入的信息不会被有意或无意的更动.其二,做审核的动作才会将该进货内容更新相关的库存信息及采购单信息.
如果公司现行并无进货检验程序,或检验作业时程很短,或一概采全数入库,待日后发现有问题的料件再另办退货处理.则对于一笔进货单的信息,可以不必分段输入,而采一次即输入完成的方式.
进货单如采分段输入方式,则审核的方式应该采整批审核.如果进货单采一次输入方式,则可以选择采用直接审核或整批审核.
对于已经审核过的进货单如因发觉输入有误或事后进货内容有所更动时,可以先运行[撤销审核]动作,然后直接以[更改]或[删除]将该进货单内容做更动.更动完成后,如果确定无误仍应再予运行[审核].
对于所有已输入计算机的进货单,可以选择「清单与明细打印」中的『进货明细表』将进货单按进货日期顺序打印成明细清单,以供核对或存查的用.
另外对于进货单采分段方式输入的公司,如欲了解有哪些进货单尚未完成验收入库 (即所谓待验料件) ,可以在打印进货明细表时,选择[未审核]者即可.
输入的进货单如果有误,可以直接更改或取消后另行输入.另一种处理方式则是将该单指定[作废].经指定[作废]的单据将不做[审核]处理.应注意,已审核的单据不允许作废,除非先行[撤销审核].
一笔进货中,如有因品检不合格而被判验退的部分,可于进货单上的『验退数量』一栏加以注明.但通常遭验退的料件,虽然会立即通知供应商,但供应商却未必会立即取回.这些验退货件虽然因为未被验收,不属公司资产.但因供应商并未取回,公司仍应负代为保管的责任.因此,到底有那些验退件尚未被供应商取回者,应该纳入管理,以免因遗失而导致纠纷.
当验退件被供应商取回时,请利用『退回验退件』将实际退回的料件信息输入计算机.其中,应该注明原进货单号,因此计算机会自动撷取原进货单信息,将其上『验退码』一栏更新为『v』,表示该进货单的验退件已经退回供应商.退回时应整批一起退回,本系统不提供验退件分批退货处理.
对于已经验收入库之料件,如果事后因为品质或其它原因而发生退货时,必须将退货单之资料利用『录入退货单』输入电脑.
退货单输入时若退货商品可追溯采购来源,应注明采购单号,如此将减去该采购单之『已交数量』,若退货商品该采购单已经确实不再需求交货,请于『录入采购单』中执行[指定结束]作业.
如果需要以列表机印出之退货单直接做为退货凭证,则可以利用「凭证打印」中之『打印退货单』予以打印.另外亦可以在『录入退货单』中每输入一张退货单后选择将该张退货单立即印出,但应该事先在『单据性质设定』中设定为[直接打印],则输入完成退货单后可直接打印.
退货单之审核目的有二.其一, 审核过的单据不得再做修改或删除,以确保输入之资料不会被有意或无意的更动.其二,做审核的动作才会将该退货内容更新相关的库存资料.
因此,当退货单输入且确定无误后,应该执行[审核]动作,单据审核后会于单据上方明显位置出现[核]字.[ 审核]方式可以针对单张退货单执行,亦可针对一批输入的多张退货单整批执行.另外亦可在『设置单据性质』中设定为[直接审核],则可在一张退货单输入后即立刻自动审核.
对于已经审核过之退货单如发觉输入有误或事后退货内容有所更动时,可以先执行[取消审核]动作,然后直接以[修改]或[删除]将该退货单内容做更动.更动完成后,如果审核无误仍应再予[审核].
对于所有已输入电脑的退货单,可以选择「清单与明细打印」中的『退货明细表』将退货单按退货日期顺序打印成明细清单,以供核对或存查之用.
输入之收,退货单如果有误,可以直接修改或取消后另行输入.另一种处理方式则是将该单指定[作废].经指定[作废]之单据将不做[审核]处理.应注意,已审核的单据不允许作废,除非先行[取消审核].
本系统除了提供『采购跟催』及『进货管理』的管理功能以外,另一项重要的功能为提供对供应商的管理.所谓供应商的管理可以分为下列数项.
对于供应商的基本信息可以利用『录入供应商信息』予以建档.日后有需要,可以随时利用[信息浏览]功能调阅.亦可以打印『供应商信息清单』,分发相关人员,以供随时翻阅使用.
对于各供应商的供货记录,可以由计算机自动统计.譬如『供应商进料统计表』即可让管理者清楚了解到各供应商各月份的进货金额,进货笔数,不良率,交货超期率等等.另外,亦可以由『供应商 ABC分析表』看出各供应商供货额的排名与供应比率,以评估供应商的重要程度.
『录入供应商料件价格』可以记载各料件的每一供应商的供应价格信息.此一记录可以手动维护,亦可以自动因单据的输入而随时更新.
从『供应商料件价格表』即可清楚看出各料件的各供应商的价格信息.至于『品号历史进货记录』则可以清楚查阅到一料件的每一笔明细历史进货与价格记录.
基本信息管理子系统是本系列模块的基础系统.因此有关『工厂信息』,『员工信息』,『职务类别信息』,『部门信息』,『币种汇率信息』,『付款条件信息』等作业必须先于本系统中进行规划及录入.
本系统必须与存货管理子系统联机才可使用.由本系统输入的『进货单』及『退货单』将自动更新存货管理子系统的库存余额信息及库存异动明细信息.
本系统与产品结构管理子系统并无使用上的前置关系.因此,可以个别独立使用.但产品结构管理子系统提供有『自动采购』,可以自动按产品的预计生产量经料表展开,计算出需采购的料件,然后自动拋转至本系统成为正式的采购单.
本系统与工单管理系统并无使用上的前置关系.反而是凡委外供应商的供应商基本信息必须由本系统的『录入供应商信息』中定义建档,请针对委外供应商的评核(交货/质量/ABC )亦由采购系统来运行.