■前序系统:

一. 录入供应商基本信息(采购管理子系统)

对于往来的原村料供应商或委外供应商可先建档,内容如公司全称,税号,开票日期,付款日期,票期等相关内容以便于开票作业时可以撷取使用.

对于供应商基本信息录入的方式请参考「采购管理子系统」中第四章的作业说明.

二. 录入进货单(采购管理子系统)

本系统提供针对因进货单输入而生成的应付账款,可按进货单的单笔或整张进货单开票.

对于进货单录入的应用请参考「采购管理子系统」中的各项作业说明.

三. 录入退货单(采购管理子系统)

本系统提供针对因退货单输入而生成的应付账款,可按退货单的单笔或整张退货单账开票.

对于退货单录入的应用请参考「采购管理子系统」中的各项作业说明.

四. 录入委外进货单(工单管理子系统)

本系统提供针对因委外进货单输入而生成的应付账款,可按委外进货单的单笔或整张委外进货单开票.

对于委外进货单录入的应用请参考「工单管理子系统」中的各项作业说明.

五. 录入委外退货单(工单管理子系统)

本系统提供针对因委外退货单输入而生成的应付账款,可按委外退货单的单笔或整张委外退货单开票.

对于委外退货单录入的应用请参考「工单管理子系统」中的各项作业说明.

六. 录入工厂信息(基本信息管理子系统)

本系统可以支持多任务厂账款及付款的管理.公司若有多厂区的管理需求,应规划工厂分类及编号并于「工厂信息录入」中定义.

七. 录入币种信息(基本信息管理子系统)

本系统可以支持多币种账款及付款的管理.可将各种币种的取位及不同日期的汇率于此作业中输入.

八. 录入页脚/签核信息(基本信息管理子系统)

对于本系统所提供应付凭单及付款单打印时,是可由用户自订其签核程序(经理核准,主任核准,制表)及凭证表尾的页脚,如付款单上注明:请将支票签回联签章后并寄回.则请先将常用的页脚及签核格式编码于本作业建档.

九. 录入程序页脚/签核信息(基本信息管理子系统)

本作业在设置每一支凭证打印时所采用的页脚编号及签核编号,作业前必须先确定『录入页脚/签核信息』已经完成信息规划及建档.

■基本信息

十. 设置单据性质

对于贵公司现行所需要使用的各种应付凭单及付款单据,必须加以整理,对各种异动单据的性质逐一检讨设置.然后利用『设置单据性质』将各单据的编号,名称及性质信息一一建入计算机.

对于未先设置的应付性质的采购发票单据,将来在运行『录入采购发票』时,将不允许接受输入.

对于已经设置的异动单据,日后若有单据性质上的变更,可以再做更改,甚至取消.或者,日后有需要增加新的单据时,亦可随时增加设置的.

为控制单别的管理,单别的编号与其它系统间不得有重复情形生成.

十一. 设置应付管理子系统参数

在系统实施时,建议将付款作业中可能会用到的会计科目先行设置,以便于付款单录入作业输入时会计科目字段信息的撷取,此应付账款会计科目设置的内容可参阅第四章,有详细的说明.

■期初余额实施

十二. 录入应付账款开账信息

系统开始正式运作时,必须将此一实施时点的全部应付账款按供应商别汇总结算出来,然后输入计算机.所谓应付账款总额不仅指原物料供应商的应付金额,亦应包括未付的加工款项.

正确的作法是在『设置单据性质』中设立一种单据性质为应付的单据,譬如叫做『期初结余单』,然后直接以『录入采购发票』或『录入其他应付单』将对各供应商应付的总额以来源=其他的方式输入应付金额并审核的即可.此一单据仅于此运用一次,以后不必再使用.

一.应付凭单单据输入

应付凭单的输入将导致应付账款的发生.因此当有任何应付款项确定后,应该利用『录入应付凭单』输入计算机.而应付账款发生的原因有三.一是进货单,将使应付账款增加,二是退货单将使应付账款减少.另外,则是非上述二者的其他应付费用或款项.对某一供应商的应付凭单在输入时,可由计算机自动撷取该供应商尚未结账的『进货单』及『退货单』.如果某应付账款并非来自『进货单』或『退货单』,则其应付金额及对应的凭证单别,单号,序号及凭证日期应该自行输入.

如果本系统与『工单管理子系统』联机使用,则该系统的『委外进货单』及『委外退货单』亦将是应付账款增加(或减少)的原因的一.

当成立应付账款时,可于『录入应付凭单』的[新增]功能输入计算机.输入后的单据,可以随时以[浏览]功能调阅.如果输入的信息有误,在该单据未做[审核]前,可以利用[更改]功能修正的,或者[删除]功能取消的.

二.应付凭单打印

如果需要以打印机印出应付凭单单据做为核对或对账的凭证,则可以利用『打印应付凭单』予以打印.另外亦可以在『录入应付凭单』中每输入一张单据后选择将该张单据立即印出；但应该事先在『设置单据性质』中对该应付凭单别设置为可在输入后直接打印.

三.应付凭单审核(核准)

单据的审核目的有二.其一,审核过的单据不得再做更改或删除,以确保输入的信息不会被有意或无意的更动.其二,做审核的动作才会将该张单据内容更新相关的进货单或退货单单据信息.因此,当单据输入且确定无误后,应该运行[审核]动作.[审核]方式可以针对单张应付凭单单据运行,亦可针对一批输入的多张应付凭单单据整批运行.另外亦可在『设置单据性质』中可设为[直接审核],对该种应付凭单单别设置为可在一张应付凭单输入后即立刻自动审核.

四.应付凭单单据撤销审核

由于被审核过的单据,不允许再做更改或删除.因此,如果审核过的单据确实有误,需要更改.就必须先选择[撤销审核]功能将该单据还原为[未审核].然后才可以对其做更改或删除的动作.

五.应付凭单清单打印

对于输入的应付凭单单据,可以利用「清单与明细表」中的『应付凭单明细表』将其按日期,单别的顺序打印成明细表.此份报表除可做为核对单据信息是否有误外,亦可以视为一份序时账册,留存以供备查使用.

一.付款单输入

当付款时,应该将付款的内容利用『录入付款单』输入计算机.所谓付款内容除了付款单别,单号,日期,供应商等基本信息外,还包括冲账明细如:某张应付凭单,及付款方式如:现金,支票等等.

若付款为支付订金的预付性质,则付款的类别可选择”5:溢付”,且输入预付性质的来源单别,当此付款单审核后,则计算机将会自动动在『应付凭单档』上增加一张新的『应付凭单』.有关付款单的借贷方科目,如果某些科目属经常发生者可于系统中的『设置会计科目』将其预先设好.因此在做『录入付款单』时,当单身选完类别时画面上将会自动显示出该类别的会计科目编号及其名称,可以直接沿用,但亦允许更改.这种方式将使输入工作较为方便也较清楚.

如果本系统系与票据系统联机使用,则于输入类别=”2:票据”则于’参考单号’字段时,可以选择于画面上开窗输入应付票据的信息,或提供应付票据信息的维护功能.

当付款时,可于『录入付款单』的[新增]功能输入计算机.输入后的单据,可以随时以[浏览]功能调阅.如果输入的信息有误,在该单据未做[审核]前,可以利用[更改]功能修正的,或者[删除]功能取消的.

二.付款单打印

如果需要以列表机印出付款单单据做为对账或留存的用,则可以利用『付款单打印』予以打印.另外亦可以在『录入付款单』中每输入一张单据后选择将该张单据立即印出;但应该事先在『设置单据性质』中对该付款单别设置为可在输入后直接打印.

三.付款单审核 (核准)

单据的审核目的有二.其一,审核过的单据不得再做更改或删除,以确保输入的信息不会被有意或无意的更动.其二,做审核的动作才会将该张单据内容更新相关的应付凭单单据信息.因此,当单据输入且确定无误后,应该运行[审核]动作.[审核]方式可以针对单张付款单单据运行,亦可针对一批输入的多张付款单单据整批运行.另外亦可在『设置单据性质』中可设为[直接审核],对该种付款单单别设置为可在一张付款单输入后即立刻自动审核.

四.付款单单据撤销审核

由于被审核过的单据,不允许再做更改或删除.因此,如果审核过的单据确实有误,需要更改.就必须先选择[撤销审核]功能将该单据还原为[未审核].然后才可以对其做更改或删除的动作.

五.付款单清单打印

对于输入的付款单单据,可以利用「清单与明细表」中的『打印付款单明细表』将其按日期,单别的顺序打印成明细表.此份报表除可做为核对单据信息是否有误外,亦可以视为一份序时账册,留存以供备查使用.

一.期末调汇流程说明

1).录入调整汇率

在基本信息子系统的「录入币别汇率」作业中录入新生效的调整汇率；

2).设置调汇单别

在应付子系统的「设置应付子系统参数」作业中设置调汇单别和调汇科目；

3).月底重评汇率，检视是否发生汇兑损益

运行应付子系统的「应付账款月底重评价表」，将某段期间对客户的应付账款以某日汇率与上次重估汇率比较，重新评估其可能生成的汇兑损益，以便参照执行期末调汇；

4).期末「自动调整应付账款汇率」，会回写应付凭单单头的上次重估汇率及累计调汇金额，并自动产生调汇付款单；调汇付款单审核后会将异动信息写到应付调整汇率档；

5).运行「应付调汇明细表」，检视所选币种交易汇率调整明细。

6).在执行过期末调汇后，对已发生汇率调整的应付凭单做冲账动作时，将带出已更新的调整汇率。

二.流程图

一.系统管理子系统

基本信息管理子系统是本系列模块的基础系统.因此有关『共用参数设置』,『工厂信息』,『币种信息』,『常用语信息』及『程序页脚/签核录入』等作业必须先于本系统中进行规划及录入.

二.采购管理子系统

本系统与采购管理子系统并无使用上的前置关系,因此可个别独立使用.但采购管理子系统的『录入进货单』及『录入退货单』可作为账款的来源依据.

三.工单管理子系统

本系统与工单管理子系统并无使用上的前置关系,因此可个别独立使用.但工单管理子系统的『录入委外进货单』及『录入委外退货单』可作为账款的来源依据.