存货管理的目的在于保存适当数量的物料，使之不虞匮乏，避免发生停工待料或无法按时交货的困境。而另一方面，却要兼顾经济因素，避免因为库存数量的过多，导致资金积压，周转困难和增加利息，持有成本的负担。
至于存货管理的基本工作，除了记载，保留出入库的交易信息外，最重要是要实时提供各种相关报表，以供管理者了解库存状况，而后才能做出适当的采购或存货处分等决策。但一般中小企业的存货管理工作，因为人员精简往往只能作到记录库存交易信息，对于相关报表的编制则感到力不从心，即使勉强为之，又因作业费时常常失去时效性。如果将存货管理作业计算机化，可以利用计算机的快速处理及大量保存能力，替换人工完成各项作业，而在正确与迅速的效果上远超过人力。
本系统所提供的各种报表,其表头皆可印出公司名称,此公司名称乃于「系统管理子系统」中的『录入公司信息』中所设置者.故可于系统使用的前运行公司名称设置,否则所打印的报表表头将不会印出公司名称.
若在本系统之前,计算机已安装有本系列软件中的其他系统,且已运行过『录入公司信息』,则本系统可以不必重复设置,直接沿用即可.
在系统运作之前,应该先行计划公司内有那些人员或那些部门单位需要直接使用计算机运行本系统.确定后,必须对于每一需要使用的人员或部门单位赋值唯一的『用户代码』,然后利用「系统管理子系统」中的『录入用户编号』,『录入组信息』及『录入用户权限』一一加以输入.对于所输入的各用户,其对于本系统所提供的各项作业的各项功能皆缺省为有权运行.故应该对于各用户在公司内的职掌予以明确界定,然后对于每一用户逐一检讨其对于每一项作业的使用权限.
权限的管理请详「系统管理子系统」中的各项作业说明.
本作业在开始起用本系列产品相关模块进行信息登录前必须先与定义.如日期的显示方式,记账本位币;存货管理子系统的存货的计价方式 (标准成本或月加权成本制或移动平均成本制) ,品号的分类方式及存货期初实施的月份;会计系统的会计年度的定义,期初科目余额结转月份;票据系统的期初开账月份等.
如果贵公司在不同地点设有多个仓库,而且需要将该多个仓库一同纳入本『存货管理子系统』的计算机化作业中,则必须将各个仓库的仓库编号,名称,工厂等信息以『录入仓库信息』加以输入.
其中『纳入可用量计算』设置乃定义存货为良品可用,如成品仓库100 PCS,若订单实时销货要有60 PCS,则库存是足够提供供货的需求,今天假若100 PCS,保存在不良品仓库,我们都应清楚,这些100 PCS是不能出货的,所以还欠60 PCS,这个仓库到底可不可以当成可用量来出货出库,就是透过『纳入可用量计算』设置来定义.
另外『库存量不足允许出库』,乃在控制用户打单的时机及质量,一般来说库存100 PCS,要出库105 PCS 是不合理,所以打销货单时只能输入100 PCS,这个控制点称的为『库存量不足允许出库』.如此的控制将控制两个控制点:一,未生产货或进货的品号,不得先核准该品号的的出货单货领料单,二,该库库存数量系统将控制不会让存货低于零.
如果仓库需要做库位管理，则需要将库位的信息一并在『录入仓库信息』加以输入.
关于详细的设置方式及建议请详看基本信息仓库说明.
此处所指的部门主要系指存货入出库方面的部门.所有关于库存进出方面的表报在打印时都会按照部门顺序来呈现及汇总.因此部门的划分与编号设置十分重要.各部门的编号与名称整理好后,可以利用『录入部门信息』输入计算机.
对于公司现行所需要使用的各种库存交易单据,必须加以整理,对各种交易单据的性质逐一检讨设置.然后利用『设置单据性质』将各单据的编号,名称及性质信息一一建入计算机.
对于未先设置的交易单据,将来在运行『录入交易单据』时,将不允许接受.
对于已经设置的交易单据,日后若有单据性质上的变更,可以再做更改,甚至取消.或者,日后有需要增加新的单据时,亦可随时增加设置的.
如果本系统与『订单管理子系统』联机使用,则由于『销货单』与『销退单』乃由该系统输入,所以本系统对该两种单据不必再予设置.
如果本系统与『采购管理子系统』联机使用,则由于『进货单』与『退货单』乃由该系统输入,所以本系统对该两种单据不必再予设置.
如果本系统与『工单管理子系统』联机使用,则由于『领(退)料单』与『生产入库单』,『委外进货单』,『委外退货单』等单据乃由该系统输入,所以本系统对该四种单据不必再予设置.
与其他系统集成联机使用的情形下,由于大部分与库存交易有关的单据都可由其他系统输入.因此,需要在存货管理子系统设置及输入的便只剩下一些属于盘点盈损,调拨及调整,报废等性质的单据.为控制单别的管理,单别的编号与其它系统间不得有重复情形生成.
在系统实施时,必须将所有的品号予以整理编号,录入其基本信息.如果您觉得有些字段在管理上并无需要,可以略过不予理会.
当品号信息与基本信息整理退出,可以利用『录入品号信息』将其输入计算机.输入完成,不妨打印『品号基本信息清单』来作核对.如果发觉输入有误,可以更改或取消的.
对于品号库存结余方面的信息字段,如『库存数量』,『库存成本』,『月初数量』,『月初成本』等,可以利用开账单据方式输入后更新的.因此不必于此处逐栏输入.
日后,当有新的品号生成时,仍然必须将该新品号的基本信息输入计算机.
系统开始正式运作时,必须将此一实施时点的品号库存余额结算出来然后输入计算机.所谓库存余额不仅指各库的品号库存量,亦应包括其库存成本.
正确的作法是在『设置单据性质』中虚设一种单据性质为入库或调整的单据,譬如叫做『期初结余单』,其『库存影响』设为[增]而『影响成本』一栏设为 [成本来源] .然后直接以『交易单据录入作业』将各库结余的所有品号数量.单价 (单位成本) ,金额 (库存成本) 以该一虚设的单据输入并审核的即可.此一单据仅于此运用一次,以后不必再使用.这种作业方式的好处是,如果实施时点的库存结余信息无法立刻盘点整理得知,或者将结余信息输入计算机需要很多时间,都将不影响实施时点后例行发生的库存交易信息的输入工作.也就是说,就算实施时点的库存结余信息尚未输入计算机,对于实施时点后发生的交易单据都可不受影响的按时输入.直到实施时点后的半个月甚至一个月后,库存结余信息才整理出来,这时再将该库存结余信息输入计算机亦属可行.
当发生库存交易时,应该将交易的单据信息利用『录入交易单据』或『录入调拨单据』的 [新增] 功能输入计算机.输入后的单据,可以随时以 [浏览] 功能调阅.如果输入的信息有误,在该单据未做 [审核] 前,可以利用 [更改] 功能修正的,或者[删除]功能取消的.
如果需要以列表机印出的库存交易单据直接做为调拨凭证,则可以利用『打印交易单据』予以打印.另外亦可以在『录入交易单据』或『录入调拨单据』中每输入一张单据后选择将该张单据立即印出;但应该事先在『设置单据性质』中对该交易单别设置为可在输入后直接打印.
对于打印的单据格式,可以为半页式或全页式.您也可以在『设置单据性质』中事先设置.
单据的审核目的有二.其一,审核过的单据不得再做更改或删除,以确保输入的信息不会被有意或无意的更动.其二,做审核的动作才会将该张单据内容更新相关的库存信息.
因此,当单据输入且确定无误后,应该运行 [审核] 动作. [审核] 方式可以针对单张交易单据运行,亦可针对一批输入的多张交易单据整批运行.另外亦可在『单据性质设置』中可设为 [直接审核] ,对该种交易单别设置为可在一张交易单输入后即立刻自动审核.
由于被审核过的单据,不允许再做更改或删除.因此,如果审核过的单据确实有误,需要更改.就必须先选择[撤销审核]功能将该单据还原为 [未审核] .然后才可以对其做更改或删除的动作.
对于输入的交易单据或调拨单据,可以利用「清单与明细表」中的『打印交易单据清单』将其按单别,日期的顺序打印成明细表.此份报表除可做为核对单据信息是否有误外,亦可以视为一份序时账册,留存以供备查使用.
1.首先可利用系统中的『自动生成抽盘料件』来选择所要盘点的品号,并将其信息自动生成于『录入盘点料件』中.
2.如果因实际状况无法利用『自动生成抽盘料件』来选择需作盘点的对象时,则亦可直接利用『录入盘点料件』来逐笔输入需要盘点的品号.信息确定后可利用「打印凭证」将『库存盘点卡』印出.作为实际盘点时盘点数量信息记录的原始凭证.当然若您不印库存盘点卡亦可利用清单来盘点请于「打印清单与明细」中将『品号盘点清单』印出.
3.持『品号盘点清单』或『库存盘点卡』将盘点结果利用『录入盘点料件』将实际盘点数量输入于『盘点数量』字段.
4.在盘点过程中，如果从生成盘点卡到实际盘点期间再进行库存的交易,如25日作抽盘信息生成,打印出库存盘点卡进行盘点计划的工作分配,31日再进行停工盘点作业,从25-30日期间可能有进出库的交易发生,在次月1日将实际盘点信息输入『录入盘点料件』单身的『盘点数量』字段之前，可执行『重新赋予盘点数量』，将当日实际的账面数量赋予盘点底稿信息档单身的『盘点数量』字段，以省去逐笔输入的麻烦。
5.实际盘点信息全部输入完成后,应透过单头『盘点结算』ICON钮,由系统计算盘点当日的账面数量.汇总计算后您可于『录入盘点料件』中查询至盘点当日为止的『账面数量』字段.
6.盘点结果登录完毕,可先利用『盘点盈亏明细表』在屏幕上检视是否有漏盘,有漏输入或盘点的信息,可以再予补入或予更正,直到确定无误为止.
7.运行『月底成本计价』,盘点后明显的是数量上的差异,有了数量的差异那应该就有成本的差异,而存货品号的单位成本到底要用哪一天的价值来衡量呢?如果您采用的是 [月加权平均成本制] ,我们就应该用该月份的『月加权平均单价』来衡量盘盈亏数量的价值,如果您的存货成本计价采[标准成本制]者,就是品号的标准成本,所以请您利用『月底成本计价』来运行,请选择选项中的[更新盘点档的单位成本].
8.有了实际盘点数量及账面数量后,可以打印『盘点盈亏明细表』以供相关人员了解盘点的盈亏情形.
9.在确定盘点信息无误,且已打印过『盘点盈亏报表』后,即可运行『自动生成盘点调整单』,以更新调整现有的库存结存信息.
『自动生成抽盘料件』的目的乃在自动由大量的品号中挑选出需要作盘点的品号.在该作业的选择画面上,除可选择需作盘点的『工厂』.『仓库』与『品号』区间外,亦可选择『循环盘点码』符合某些指定码的品号.所以允许指定多个码的目的,乃因为对于不同循环盘点周期的各类品号,可能在某一天有需要一起盘点的现象.举例而言,某类品号的盘点周期为一周,另类品号则为一月,且各类都再区分以小类而编以循环盘点码.某月４日恰为星期五,则该日除应盘点『M04』的品号外,亦应盘点『W05』的品号,故有重叠的现象.
其中 [不同库位分开生成] 选项功能是提供多库位管理的公司进行盘点方便; [仅生成上次盘点有交易者] 及 [仅生成某日期后有交易者] 乃提供存货的重点盘点的需求.
『自动生成抽盘料件』运行后,符合条件的的品号,将会生成信息于『录入盘点料件』中.若仅有一人输入实际盘点信息时,可利用 本作业的[更改]功能将每一品号的实际盘点数量输入于『盘点数量』字段.若欲多人同时输入实际盘点信息,则请运行『补入实盘数量』作为输入.
盘点时若发觉现场多出的品号,请利用 [更改] 的功能于盘点信息单身新增一笔品号信息,并将实际盘点数量输入.
欲多人同时将实际盘点数量输入时,请利用此作业 [查询] 功能将每一品号的实际盘点数量输入于『盘点数量』字段.
本作业于『盘盈亏明细表』打印前一定要先运行『录入盘点料件』中的『盘点结算』,否则无法生成正确的盘盈亏信息,本系统的盘点作业允许生成盘点卡后与实际盘点期间再进行库存的交易,如25日作抽盘信息生成,打印出库存盘点卡进行盘点计划的工作分配,31日再进行停工盘点作业,从25-30日期间可能有进出库的交易发生,所以为了盘盈亏信息正确,当1日将实际盘点信息输入完成后,应进行盘点结算作业,结算的主要目的是系统正确算出31日当日的正确存货余额.
如果您未运行结算,账面数量会挂零,所以您的盘盈亏信息就不正确了.要提醒用户的是在进行『盘点结算作业』前应检视盘点日期前是否有未审核的交易单据 (销货单.销退单.进货单.退货单.领料单.生产入库单.库存交易单据.调拨单…等) ,若这些单据已经有交易那就必须核准审核,若这些未实现的单据交易确实未于盘点前交易,则单据就应该取消.
有了实际盘点数量及账面数量后,可以打印『盘点盈亏明细表』以供相关人员了解盘点的盈亏情形.对于盘盈亏明细表中差异较大的品号应由主管单位进行复盘作业,复盘后如果发觉盘点数量有异时请将正确的信息利用『录入盘点料件』的[更改]功能更改『盘点数量』,信息更改后应再次运行一次『盘点结算』,再次对账.
若库存点的实盘数量多皆与账面数量相符,则在输入实盘数量的前,可利用本作业先行赋值『实盘数量』=『账面数量』,以减少输入实盘数量的人工作业.
已输入实盘数量后请勿运行本作业,否则原先已输入的实盘数量将被账面数量覆盖.
盘盈亏信息确定无误时,应进行账务调整,请利用『自动生成盘点调整单』将有盘盈亏的品号生成一张调整单,这张调整单的性质必须在『设置单据性质』中属于自动编号的单别,当调整单生成后您可于『录入库存交易单』查询得到这张单号信息,当此张调整单审核后库存数量就会正确了.
如果贵公司盘点作业,不需要利用『自动生成抽盘信息』或『录入盘点料件』先行生成或录入『盘点信息』,再打印『库存盘点卡』或『品号盘点清单』明细表来协助进行盘点作业.则亦可直接将所有盘点品号的实际盘点结果利用『录入盘点料件』或『补入实盘数量』输入盘点数量.甚至可以人工检查方式找出账面与实际不符的品号后,直接以『录入交易单据』将品号盘点盈损结果利用事先设好的盘点盈损性质的单别输入并做审核即可.对于实地盘点与账面数字大多相符的公司而言,此种变通方式,可能使作业更为简化.
将各品号的品号与品名规格对照打印成表,以供随时查阅使用.
将各品号的基本信息按品号顺序打印成清单.
将各品号的成本,价格等信息按品号顺序打印成清单.
将各项品号存放在各库的库存数量,库存金额及单位成本等打印成表.
将某期间内各品号在各库所发生的进销耗交易与库存余额信息统计打印.
将某段期间内所发生的入出库交易明细信息按品号别按日期顺序打印.
将各品号按耗用情形排序分级并打印成表.
将各库中呆滞日数超过某设置日数的品号打印成表.
可将『补货政策=R.按补货点』的品号,库存中现有库存量已低于「补货点/安全存量」者打印成表以供补货建议,或自动生成请购单以作请购.
存货的月结作业应每月订以固定时间运行的,目的有二:一方面结算该月份存货的价值,另一方面必须可计算出该月份品号的销货成本.存货结转必须于该月份的库存进出与存货相关的应收应付账款确定后运行.当月结作业完成后,若事后发现交易信息有误时,就必须按财务的角度于次月进行账务调整,不得在于当月补交易单据的输入或更改.
要进行存货结转时前,最重要的是要由财务人员审查存货交易单据原始凭证与系统账务信息的一致性.为了让财务人员信息审查期间,禁止同时有用户进行审查区间信息的输入或更改,可针对结算当月的交易单据进行信息的冻结,您可于『设置共用参数』中设置[冻结日期].
对于存货成本计价方式采行『月加权平均成本制』的公司,在确定某月的所有库存交易单据都已输入完毕且正确无误,不会再有任何增补删改的时候,即应该运行『月底成本计价作业』.上述所谓的库存交易单据,应该包含『采购管理子系统』,『订单管理子系统』,『工单管理子系统』中与库存交易有关的各种单据.
月加权平均成本的计算公式如下:
月初库存成本＋本月进货成本
月加权平均成本 ＝ ──────────────────────
月初库存数量＋本月进货数量
上式中的本月进货成本,进货数量不应仅指狭义的进,退货或生产入库而言.而应包括所有『设置单据性质』中『影响成本码』为 [Y.成本来源] 的各种单据.
在运行完月底成本计价作业后,所有当月属进退货性质以外的库存交易单据,其交易品号的成本皆会自动被更新为所计算出的月加权平均成本
如果对于所计算出的结果,发觉有错误的现象,应该查出造成错误的原因.通常最常见的情形有二.一是月初的库存成本数量有误.其二则是本月的进,退货或生产入库单据的成本有误或根本没有输入.查到错误原因后,可以直接更改有误的单据内容.然后,再次运行『月底成本计价』即可.
如果某月的库存交易单据在搜集或输入上延迟,可以继续先进行输入次月的所有交易单据信息,待该月交易单据信息确定全部输入完毕后再运行该月的存货成本计价作业即可.通常这种延迟的现象是难以避免的.但最好能尽量缩短延迟的时间,否则该月的许多有关成本方面的统计报表将迟迟无法得知.
在财务人员进行账务核对时,可能会发现某品号的现行年月月底的库存数量为零而金额不为零时,可以利用『自动调整库存』针对有问题的品号进行调整,并自动生成一张交易单据,此交易单据您可于『录入库存交易单据』中查询得到,当单据审核核准时将该品号的金额调整为零.
当某个月的月底成本计价作业已经运行完成且确定无误后,即应该运行『月底存货结转』.『月底存货结转』的运行将把该月的月底库存成本及数量结算出来.更新『录入品号信息』中的『月初成本』与『月初数量』字段,及生成月结当月的『品号每月库存统计信息』并将『设置共用参数』中的 [库存现行年月] 自动加１.
所谓月底存货结转,相当于结账 (或关账) 动作.运行过后,该月及该月以前的各种库存交易单据信息即不可再行输入,更改或取消.
所有使用本系统的用户信息必须于本系统定义用户的编号组及权限,作业的名称为『录入用户编号』,『录入组信息』,『录入用户权限』.
基本信息管理子系统是本系列模块的基础系统.因此有关『设置共用参数』,『录入工厂信息』,『录入仓库信息』『录入部门信息』等作业必须先于本系统中进行规划及录入.
产品结构子系统的『录入BOM』及『录入取替代料』所使用到料号必须在本系统先建好品号基本信息.而BOM 低阶码计算会更新到品号基本信息.
采购管理子系统要使用,必须先有存货管理子系统的存在.库存管理子系统若与PUR 系统联机使用,则有关的『进货单』及『退货单』,应该自PUR 系统输入,输入后将会自动更新INV 系统的库存余额信息.
销售管理子系统要使用,必须先有存货管理子系统的存在.库存管理子系统若与ORD系统联机使用,则有关的『销货单』及『销退单』,应该自ORD 系统输入,输入后将会自动更新INV 系统的库存余额信息.
工单管理子系统要使用,必须先有存货管理子系统的存在.库存管理子系统若与MOC 系统联机使用,则有关的『领(退)料单』,『生产入库单』及『委外进(退)货单』应该自MOC系统输入,输入后将会自动更新INV 系统的库存余额信息.