在以人工方式处理订单及出货作业时，当受订的商品种类及客户家数繁多时，对于相关文件的调阅查询，和异动信息的登录，更新，变得非常繁琐，容易出错且延误时效，因而将导致管理者对于出货的进度难以控制，或者在作相关决策时，不能实时或根本无法获得参考信息来辅证。若以计算机来处理上述各项作业则可以利用计算机的快速处理及大量保存的能力，轻易解决各种调阅查，统计编表的工作，不仅节省了大量的人力，而且在时效上及正确性上远超过人工作业。
再者，当往来客户家数繁多时，对于不同客户不同价格的管理，甚至对于同一客户仍会因不同购买数量给予不同价格时，这些状况若全靠人工来管理，不仅容易出错且每做一次价格调整，所需耗费的人力却是难以估计的。若是以计算机来处理上述问题，便可轻易解决价格管理及调价的处理，在时效及效率上远远超过仅用人工的管理模式。
另外，对于客户赊销的信用额度控制及客户往来的交易状况亦可透过计算机随时取得，用来协助改善人工以往在此部份信息取得困难及不尽完整的瓶颈，只要将所发生的出货信息，退回信息和收款信息 (于应收管理子系统处理) 确实的输入计算机，便可以随时取得以上信息。
在订购单,销货单,销退单录入时,必须输入单据异动所属工厂的信息.因此请事先将工厂的划分与编号规划,工厂的编号与名称整理好后,可以利用『录入工厂信息』输入计算机.
对于贵公司在受订及销售时所可能使用到的币种,应该逐一赋值币种编号,利用『录入币种汇率』输入计算机.未事先设好的币种编号,在输入各种单据时将不予接受.至于汇率信息,应该在系统上线使用后,每日将该日的汇率随时输入.以便一些作业能撷取利用.
特别注意,记账本位币亦应设置其币种,且其币种编号应设为『记账本位币』,而其汇率则固定为1.
此处所指的部门主要系指业务方面的部门.所有关于销售分析,应收帐款方面的表报在打印时都会按照部门顺序来呈现及汇总.因此部门的划分与编号设置十分重要.各部门的编号与名称整理好后,可以利用『录入部门名称』输入计算机.
对于从事业务工作的用户,应于事先定义,在用户信息录入完成后,针对业务工作的人员请于『录入职务类别』中明订,这个定义将来在进行受订及销售信息录入中,在输入的业务员信息时,系统将限制该人员必须为事先设置业务组中的用户.
对于不同性质的客户亦应加以分类.本系统提供渠道,类型,地区,国家,路线,其它六种分类,可做为客户类型的定义,譬如可以区分客户为大盘商,中盘商,零售商,直接客户,百货公司,寄售商,公教福利中心,国外客户,出口贸易商等等.客户类型的划分将有助于销售分析时了解销货渠道的情形.客户类型分类好后,可以利用『录入交易对象分类信息』将各种交易对象分类的编号,名称输入计算机.
订购单及销货单录入作业中的付款条件是采购交易的重要条件及后续处理付款的重要依据,此项信息的相关设置必须先在『录入付款条件』中维护。
对于往来的客户必须予以编号并整理其基本信息.然后利用『录入客户信息』予以输入.至于客户信息中各字段的内容与意义,可参阅第五章,将有详细说明.其中,对某些字段如果您觉得没有需要录入,可予略过不必理会.
对于某些客户并非经常性往来者或由于交易额太小不必列管者或属现销情形者,可能不需要对该些客户保留其基本信息或销货统计信息,如此这些客户无需逐一编撰一个个别客户编号予以识别.因为在输入报价单及客户订单时系统均允许不存在客户编号的客户信息输入,但是系统只做记录,并无法进行汇总及统计,故建议您虽无须逐一录入客户信息,不妨以相类似的客户群来建一个综合编号,如现销客户或零星报价客户,如此的作法将有助于将来销售统计及分析的管理.
各客户对各商品的购买必须整理其核价信息.然后利用『录入客户商品价格』予以输入.
至于客户商品价格信息的字段内容与意义,可参阅第五章,将有详细说明.其中,对某些字段如果您觉得没有需要录入,可予略过不必理会.各商品对各客户的计价信息是在输入报价单,客户订单或销货单时自动取计售价的依据.
如果在计算机上线前,对于商品的核价信息无法搜集整理,亦可以不必输入.因为,计算机化作业后,此一核价信息,将可透过单据设置 (报价单,客户订单,销货单) ,自动因客户报价单或订单或销货单的输入核准而自动生成且随时更新.
对于公司现行所需要使用的各种异动单据 (包括报价单,客户订单,销货单,销退单) ,必须加以整理,按照第五章中所述的内容,对各种异动单据的性质逐一检讨设置.然后利用『设置单据性质』将各单据的性质信息一一键入计算机.
对于未先设置的异动单据,将来在运行各种异动单据信息录入作业时,将不允许接受.
对于已经设置的异动单据,日后若有单据性质上的变更,可以再做更改,甚至取消.或者,日后有需要增加新的单据时,亦可随时增加设置的.
本系统需与「存货管理子系统」联机作业,对于日常发生的『销货单』,『销退单』必须于本系统中作输入,故于『存货管理子系统』中不需对该『销货单』,『销退单』的单别性质加以设置.本系统中对于一种单据如销货单,亦可设置出多种单别,以满足分类管理的需要.如按内销,外销区分,或按销售不同的商品而区分,或当有多销售点时可按不同销售点的销货而区分.
在系统正式上线的时点,可能手上有许多已接获的客户订单,但尚未出货完毕者,必须加以搜集整理,然后利用『录入客户订单』输入计算机.如此,才可以在系统上线后对这些客户订单立刻纳入出货的控制.
当然,如果贵公司无需利用计算机做客户订单的管理,或需要管理但对于系统上线时点以前所发出而未结束的订单无法或无暇整理输入,亦可以忽略不作.其影响为对这些订单将无法控制.
对于提供各客户的报价信息可利用『录入报价单』将报价内容输入计算机.报价时若该客户先前已经有核价记录,而信息存在于『录入客户商品价格』作业中,则报价时由先前的信息缺省.当然对于系统所缺省的单价只要该用户权限许可,可允许人工逐笔品号更改.当以外币报价时若汇率时常变动者亦可按该汇率变动状况批次重计更新报价单价.
对于已录入的报价单信息,可利用『打印凭证』将报价单印出.另外亦可事先于『设置单据性质』中将报价单设为 [直接打印] ,则于报价单输入后即可立即打印.
对于发出去的报价单应做有效日期的追踪,当客户同意报价时,业务人员可于报价单上加注 [客户审核] ,强化报价的追踪与管理.
为确保报价单信息不被有意或无意的被更动,报价单应于客户审核及主管核准信息无误后,应将报价单运行 [审核] ,单据审核时会于报价单上方明显位置出现 [核] 字.另外亦可在『单据性质设置作业』中设为 [直接审核] ,则报价单信息输入完毕后即自动审核.已审核的报价单将来受订时可直接复制成客户订单,可省去打单的时间.
若报价单在单据性质设置中设为 [更新核价] 则报价单审核时将更新『录入客户商品价格』的计价信息.
报价信息可设置其生效期间,将有助于各时点的受订及销售输入,对于失效的单价亦可保存历史记录,方便提供客户管理的参考.
报价单的更改可分成两种层次来管理：
1. 还未审核前报价单的更改,直接找出欲更改的报价单,更改的即可.
2. 已审核的报价单,需要更改时请直接运行报价单 [撤销审核] ,然后直接以 [更改] 或 [删除] 功能,将原报价信息变更,此种变更系统亦将保留该单据最后一次的更改日期及用户信息.
报价单更改时系统可设订更改权限,如业务员只能更改自己的报价单,关于权限设置请详「设置用户权限」.
输入的报价单如有误,可直接更改或撤销审核后另行输入.另一种处理方式则是将该单指定 [作废] .经指定 [作废] 的单据将不做[审核]处理.应注意,已审核的单据不允许作废,除非先行取消 [审核].
当收到客户电话或当面口头或正式的书面订单并确定要承接时,可以利用『录入客户订单』将客户订单信息输入计算机.输入时,可以按功能键联机查询客户的信用余额信息及商品的库存余额信息.
订单信息输入时,若先前已有存在的报价单,可由报价单整张复制,提高订单信息输入的效率.
为提供零售业的随机客户销售,订单输入时,可接受不存在的客户信息.
为提供分段收款,本系统在订单输入时需告知订金比率.
为确保已输入的客户订单信息不被有意或无意的更动,因此在确定输入的客户订单信息无误后,应该运行 [审核] 动作,订单审核后于单据会出现 [核] 字.另外亦可在『设置订单单据性质』中对该订单单别设置为可在一张订单输入后即自动审核.经审核后的单据即不允许加以更改或删除.
对于已录入的客户订单信息,可利用『打印凭证』将客户订单印出.另外亦可事先于『设置单据性质』中将客户订单设为[直接打印],则于客户订单输入后即可立即打印.
订单的更改可分成三种层次来管理:
．还未审核前订单的更改,直接找出欲更改的订单,更改的即可.
．已审核的订单,必须保留更改记录者,请按订单变更作业处理.
．已审核的订单,无须保留变更记录者,直接运行订单 [撤销审核] ,然后直接以 [更改] 或 [删除] 功能,将原订单信息变更,此种变更系统亦将保留该单据最后一次的更改日期及用户信息.
订单更改时系统可设订更改权限,如业务员只能更改自己的订单,关于权限设置请详『设置用户权限』.
当销货单信息输入时,如果有指定系对某张客户订单的销货,则该笔订单的『已交数量』将自动累加.如已交数量大于等于订单数量时,则该笔客户订单的结束将自动更新为『已结束』.
但是对于一些未交订单,在管理后却发生不再出货时,为了有效的订单进度管理,这些订单应运行[指定结束],请利用『录入客户订单』中 [指定结束] 的功能钮.将该订单的结束更新为『指定结束』.
对于所有已输入计算机的客户订单,可以选择『清单与明细表』中的『客户订单明细表』将客户订单按受订日期顺序打印成明细清单,以供核对或存查的用.
输入的客户订单如果有误,可以直接更改或取消后另行输入.另一种处理方式则是将该单指定 [作废] .经指定 [作废] 的单据将不做 [审核] 处理.应注意,已审核的单据不允许作废,除非先行 [撤销审核].
当已经审核 (核准) 订单发生变更的需求时,欲保留变更前后的原始信息,则应利用『录入订单变更单』来变更原始订单.订单变更时系统将进行变更版号的管理,版号从01-99由系统自行累加.
当然亦不是所有订单都可进行变更,如订单已经结束了,已经有交货行为还要变更客户对象或受订品号…等.这些异常的变更行为将受系统的控制,不允许订单变更信息的输入.
为确保已输入的订单变更信息不被有意或无意的更动,因此在确定输入的订单变更单信息无误后,应该运行 [审核] 作业,订单变更单审核后于单据会出现 [核] 字.若该原始订单的单据设置为[直接审核],则本订单变更单单据性质亦同原始订单单别.
对于已录入的订单变更单信息,可利用「打印凭证」将订单变更单印出.另外若该变更原始订单单别的『设置单据性质』中设为 [直接打印] ,则于订单变更单输入后即可立即打印.
运行订单变更作业的原意就是要保留订单变更记录,所以一般来说变更错误,就该再变更一次,如此才可保留所有变更轨迹.但是如果还要更改已经核准的订单变更单,就请将变更单撤销审核,再更改.不过再撤销审核时,系统不允许较少版号的订单变更单更改,必须从最大版号更改起.
对于所有已输入计算机的订单变更单,可以选择「清单与明细表」中的『订单变更明细表』将客户订单变更按变更日期顺序打印成明细清单,以供核对或存查的用.
输入的客户订单变更如果有误,可以直接更改或取消后另行输入.另一种处理方式则是将该单指定 [作废] .经指定 [作废] 的单据将不做 [审核] 处理.应注意,已审核的单据不允许作废,除非先行 [撤销审核].
当商品销货时,应该将销货信息利用『录入销货单』输入计算机.每笔销货信息上应注明原客户订单单号 (单别－单号－序号) .因此有关品号,单位,数量,价格方面的信息即可自动调出,将使作业较为方便,且可做联机检查信息的动作.如果某笔销货当初并未录入订单,则亦可空过.另外,销货单输入时亦可以按功能键查询客户的信用额度信息及商品的库存余额信息.
. 为提供零售业的随机客户销售,销货输入时,可接受不存在的客户信息.
. 针对现销的销货,因事后没有应收帐款的管理,应于销货单上标注.
针对预收货款的销货,需于销货单单头的订金信息录入订单单号,系统为自动将预收待抵单号,冲抵金额及税额带出.
如果需要以列表机印出的销货单直接做为销货的凭证,则可以利用「打印凭证」的『打印销货单』予以打印.另外亦可事先在『设置订单单据性质』中对该销货单别设置为 [直接打印] ,此后在运行『录入销货单』时每输入一张销货单后,则该销货单可立即印出.
销货单的审核目的有二.其一,审核过的单据不得再做更改或删除,以确保输入的信息不会被有意或无意的更动.其二,做审核的动作才会将该销货内容更新相关的『库存数量及金额』信息及原订单的『已交量』信息.
因此,当销货单输入且确定无误后,应该运行 [审核] 动作. [审核] 方式可以针对单张销货单运行,单据审核时会于销货单上方位置出现 [核] 字.另外亦可在『设置订单单据性质』中设为将 [直接审核] ,即每当输入完成一张销货单时即可立刻自动审核.
对于已经审核过的销货单如因发觉输入有误或事后销货内容有所更动时,可以先运行 [撤销审核] 动作,然后直接以 [更改] 或 [删除] 将该销货单内容做更动.更动完成后,如果确定无误仍应再予 [审核] .
对于所有已输入计算机的销货单,可以选择「打印清单与明细」中的『销货明细表』将销货单按销货日期顺序打印成明细清单,以供核对或存查的用.
输入的销货单如果有误,可以直接更改或取消后另行输入.另一种处理方式则是将该单指定 [作废] .经指定 [作废] 的单据将不做 [审核] 处理.应注意,已审核的单据不允许作废,除非先行 [撤销审核].
本系统提供多种角度的销货统计信息,便于业务人员及部门主管进行客户管理及销售分析,如:
. 欲了解每一张订单对应销货单的记录可印『订单销货状况表』.
. 欲了解客户或商品的历史销售记录可打印『历史交易记录表』.
. 欲了解商品销售期间信息的汇总状况可打印『商品销货统计表』.
对于已经销货的商品,如果事后因为质量或其他原因而发生销退时,必须将销退单的信息利用『录入销退单』输入计算机.
输入销退单时有两个重点信息必须明确,一为销退单的来源是否追溯,若销退商品后序必须追补者,请务必于销退单上的订单号码注明原始信息.但是若销退品不再补出货时,请运行『订单管理』的 [结束订单] 作业.
另一重要信息为退货的仓库,若销退的商品属于不良品者,要记得退至不良品仓库,如此才不会影响库存的可用量.
如果需要以列表机印出的销退单直接做为销退的凭证,则可以利用在「打印凭证」中的『打印销退单』予以打印.另外亦可以在『录入销退单』中每输入一张销退单后选择将该张销退单立即印出,但应该事先在『设置单据性质』中对该销退单别设置为 [直接打印] 则可在输入完成后直接打印.
销退单的审核目的有二.其一,审核过的单据不得再做更改或删除,以确保输入的信息不会被有意或无意的更动.其二,做审核的动作才会将该销退内容更新相关的库存信息及原订单已交量信息 (若该销退单有注明订单信息者).
因此,当销退单输入且确定无误后,应该运行 [审核] 动作. [审核] 方式可以针对单张销退单运行,亦可针对一批输入的多张销退单整批运行.单据审核后会于单据上方明显位置出现 [核] 字,另外亦可在『单据性质设置作业』中设置为 [自动审核] ,对该种销退单别设置为可在一张销退单输入后即立即自动审核.
对于已经审核过的销退单如因发觉输入有误或事后销退内容有所更动时,可以先运行 [撤销审核] 动作,然后直接以 [更改] 或 [删除] 将该销退单内容做更动.更动完成后,如果确定无误仍应再予 [审核].
对于所有已输入计算机的销退单,可以选择「打印清单与明细」中的『销退明细表』将销退单按销退日期顺序打印成明细清单,以供核对或存查的用.
输入的销退单如果有误,可以直接更改或取消后另行输入.另一种处理方式则是将该单指定 [作废] .经指定 [作废] 的单据将不做 [审核] 处理.应注意,已审核的单据不允许作废,除非先行 [撤销审核].
本系统除了提供『出货跟催』及『销货统计』的管理功能以外,另一项重要的功能为提供对客户信息的管理.所谓客户信息的管理可以分为下列数项:
对于客户的基本信息可以利用『录入客户商品价格』予以建档.日后有需要,可以随时利用『查询客户信息』功能调阅.亦可以打印『客户信息清单』,分发相关人员,以供随时翻阅使用.另外,如有需要与客户以信函方式联系时,可以打印『客户地址标签』,以便直接粘贴于信封上邮寄,免却手写的麻烦或错误.
『录入客户商品价格』可以记载各客户对每一商品的适用价格信息,包含若客户商品有分量计价的需求,此一信息可以手动维护,亦可以自动因报价单,客户订单或销货订单的输入而随时更新.
从『客户商品信息表』即可清楚看出各商品对各客户所核予的价格.而『客户商品信息表』则可以清楚了解各客户对各种商品的适用价格信息.至于『历史交易记录表』则可以清楚查阅到一客户对一商品的每一笔明细历史交易与价格记录.
当本系统与『销售分析系统』联机使用时,可以将本系统的原始交易单据信息透过『销售分析系统』的计算分析而得到许多有关客户销售统计方面的报表.
基本信息管理子系统是本系列模块的基础系统.因此有关『职务分类信息』,『部门信息』,『币种汇率信息』,『常用语信息』及『录入程序注记/签核』及『交易对象分类信息』等作业必须先于本系统中进行规划及录入.
本系统必须与存货管理子系统联机才可使用.由本系统输入的『销货单』及『销退单』将自动更新存货管理子系统的库存余额信息及库存异动明细信息.